(Whistleblowing)
Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 01.08.2023
Úvod
Společnost V-TRADE, s.r.o. již od svého vzniku dbá na svoji dobrou pověst, a proto klade důraz na čestné, zákonné, etické a transparentní jednání jak uvnitř společnosti, tak vůči zákazníkům, dodavatelům a jiným třetím osobám.
Společnost netoleruje protiprávní jednání.
Prioritou společnosti je vytvoření takového systému a firemního prostředí, které umožní osobám oznámit podezření na trestný čin, přestupek či jiné škodlivé jednání bez obav z postihu a s jistotou, že jejich podnět bude řádně prošetřen a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy.
Za tímto účelem je vydáván tento vnitřní předpis, který umožňuje oznamovatelům bezpečně podat oznámení o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a následně oznamovatelům zajistit ochranu před možnými odvetnými opatřeními.
I. Základní pojmy
Oznamovatel je fyzická osoba, která učiní oznámení a uvede informace o možném protiprávním jednání, o kterém se dozví v souvislosti s jejich prací nebo jinou obdobnou činností. Takovou osobou může být zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání, stážista, praktikant, dodavatel, který je nebo byl se společnosti V-TRADE, s.r.o. ve smluvním vztahu.
Oznámení se mají týkat jednání, které jeví znaky trestné činnosti, přestupků, protiprávního jednání, nebo protiprávního jednání proti Evropské unii. Nejčastějším předmětem oznámení může být např. oblast veřejných zakázek, porušení bezpečnosti práce, porušení ochrany osobních údajů, ochrana životního prostředí, aj.
Protiprávní jednání, o němž lze učinit oznámení, je takové jednání, které:
– má znaky trestného činu
– má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč
– porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo jiný předpis Evropské Unie upravující oblasti v tomto zákoně vymezené
Příslušná osoba je fyzická osoba splňující zákonné požadavky pro činnost podle zákona o ochraně oznamovatelů a která byla pro tuto činnost řádně proškolena. Příslušnou osobu určí společnost.
Odvetné opatření je jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení, a které oznamovateli nebo jiné chráněné osobě může způsobit újmu.
II. Podání oznámení
1. Oznamovatel může podat oznámení dvěma způsoby:
a) prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému
b) prostřednictvím externího řešitele, Ministerstva spravedlnosti ČR, a to písemně (Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10), nebo telefonicky, či prostřednictvím e-mailu (oznamovatel@msp.justice.cz).
2. Informace o vnitřním oznamovacím systému lze nalézt na webových stránkách společnosti www.vtrade.cz.
3. Příslušnou osobou pro přijetí oznámení je Eliška Valecká, tel. 739 094 777, e-mail whistleblowing@vtrade.cz . Předmětné kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa) jsou určeny výlučně pro činění oznámení, nejsou využívány pro jiné (např. pracovní) účely, jsou provozovány bezpečným způsobem, který zajištuje ochranu totožnosti oznamovatele a znemožňuje přístup jiným osobám. Telefonní linka je přímá, nepodléhající přepojování jinou osobou.
4. Oznamovatel v oznámení uvede své jméno, příjmení, datum narození a kontaktní údaje. Dále oznamovatel popíše případ a uvede všechny podstatné informace. Je-li to možné, připojí podklady dokládající uvedená tvrzení tak, aby bylo možné řádně posoudit důvodnost oznámení.
5. Společnost si vyhrazuje možnost nepřijímat oznámení učiněná anonymně. Oznámení, které neobsahuje všechny uvedené náležitosti, ale příslušné osobě je totožnost oznamovatele známa, není považováno za anonymní. Příslušná osoba oznamovatele písemně vyzve k doplnění potřebných údajů.
6. Oznámení lze učinit následujícími způsoby:
a) písemně příslušné osobě, takovou zásilku je třeba označit nápisem “Důvěrné, pouze k rukám příslušné osoby” či jiným obdobným textem (“Neotvírat“), přičemž zaměstnanci společnosti nejsou oprávněni takto označenou obálku otevřít a jsou povinni ji předat přímo příslušné osobě;
b) telefonicky na telefonní číslo příslušné osoby určené výlučně pro tyto účely;
c) osobně při setkání s příslušnou osobou, přičemž o ústně podaném oznámení bude buď se souhlasem oznamovatele pořízena zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachytí podstatu ústního oznámení, přičemž oznamovatel je oprávněn se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřit;
d) e-mailem zaslaným na speciální e-mailovou adresu příslušné osoby uvedenou výše, užívané výlučně pro účely hlášení oznámení, k níž má přístup pouze příslušná osoba,
7. Požádá-li oznamovatel o osobní podání, je příslušná osoba povinna navrhnout v přiměřené lhůtě termín osobní schůzky tak, aby se uskutečnila nejpozději do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. O osobní podání žádá oznamovatel také prostřednictvím určeného e-mailu, telefonní linky či osobně.
8. Společnost nesmí umožnit, aby oznamovatel nebo další osoby podle zákona o ochraně oznamovatelů, byly vystaveny odvetnému opatření.
9. Oznamovatel nenese za své oznámení odpovědnost, avšak jen v případě, že měl oprávněné důvody se domnívat, že jím oznamované skutečnosti jsou pravdivé. Učiní-li oznamovatel vědomě nepravdivé oznámení, může mu v rámci přestupkového řízení být uložena Ministerstvem spravedlnosti ČR sankce až do výše =50.000,- Kč.
III. Určení příslušné osoby a její činnost
1. Společnost v článku II. odst. 3 určila příslušnou osobu, která splňuje zákonné podmínky pro výkon daných činností.
2. Společnost zajistí řádné poučení příslušné osoby o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze zákona o ochraně oznamovatelů; o tomto poučení je sepsán záznam.
3. Příslušná osoba zajišťuje především následující činnosti:
– zachovává potřebnou míru důvěrnosti informací,
– tají totožnost oznamovatele a dalších osob,
– informace, které mají zůstat důvěrné, nesdílejí příslušné osoby ani mezi sebou navzájem,
– přijímá oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, o přijetí oznámení je povinna písemně vyrozumět oznamovatele do 7 dnů (výjimkou jsou případy, kdy oznamovatel výslovně příslušnou osobu požádal, aby ho o přijetí nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě),
– posuzuje důvodnost podaného oznámení,
– vede v elektronické podobě evidenci veškerých oznámení v rozsahu stanoveném zákonem o ochraně oznamovatele, soubor musí být zabezpečen heslem k zamezení přístupu dalších osob.
4. Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího sytému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
IV. Posouzení podání oznamovatele
1. Posouzení podání bude provedeno do třiceti dnů ode dne přijetí oznámení.
2. V případě složitějšího šetření může být lhůta nejvýše 2x prodloužena o dalších 30 dnů.
3. Oznamovatel obdrží v uvedené lhůtě písemný výsledek posouzení a informaci o případných přijatých opatřeních.
4. Mohou nastat tyto tři situace:
a) Nejde o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů. V takovém případě o tom příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně informuje oznamovatele.
b) Oznámení není vyhodnoceno jako důvodné. V takovém případě o tom příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně informuje oznamovatele a poskytne oznamovateli poučení o dalším možném postupu.
c) Oznámení je vyhodnoceno jako důvodné. V takovém případě navrhuje příslušná osoba opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu. Tento návrh předloží vedení společnosti. Vedení společnosti jej posoudí a rozhodne o jeho přijetí nebo navrhne jiné vlastní opatření a informuje o tom příslušnou osobu.
V. Závěr
S tímto vnitřním předpisem jsou zaměstnanci seznámeni při nástupu do zaměstnání v rámci vstupního školení. Stávajícím zaměstnancům je k dispozici prostřednictvím vývěsky na pracovištích a u vedoucích úseků.